Rekisteriseloste

Tokmanni Oy
Asiakasrekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja
  1. Rekisterinpitäjä
    Tokmanni Oy, Isolammintie 1, 04600 MÄNTSÄLÄ
    Puhelin: +358 20 778 2000

 

  1. Tokmanni Oy:n asiakasrekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
    Tokmanni Oy / Hans Björkendahl Isolammintie 104600 MÄNTSÄLÄ
    Puhelin: +358 20 728 5434 etunimi.sukunimi(at)tokmanni.fi

Yhteydenotot rekisteriasioihin liittyen pyydämme osoittamaan asiakaspalveluumme:

asiakaspalvelu@tokmanni.fi
puhelinnumero: 020 33 1415

Asiakaspalvelu on avoinna arkisin klo 9.00–18.00

 

  1. Rekisterin nimi

ASIAKASREKISTERI

Ensisijaiset:

  • Tokmanni: www.tokmanni.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri
  • Tokmanni: asiakas-, asiointi-, tilaaja- ja kilpailuosallistujarekisterit
  • Tokmannin verkkokauppa: www.tokmanni.fi ja www.toknet.fi,
  • Tokmannin verkkokaupan tilaaja- ja asiakasrekisteri
  • Tokmanni-konserni: yritys.tokmanni.fi, ir.tokmanni.fi, uutishuoneen/uutiset ja media -osion tilaajarekisteri

Toissijaiset:

  • Robinhood: www.robinhood.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri
  • Tarjoustalo: www.tarjoustalo.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri
  • Vapaa Valinta: www.vapaavalinta.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri
  • Säästöpörssi: www.saastoporssi.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri
  • Maxi-Makasiini: www.maxi-makasiini.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri
  • Maxi-Kodintukku: www.maxi-kodintukku.fi, uutiskirjeen tilaajarekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöön paneminen.
Henkilötietojen, sekä yksityis- että yritysasiakkaiden, käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen asiakkaiden vaivattomamman ostokokemuksen näkökulmasta
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
  •  asiakassuhteemme hoitaminen (ml. sijoittajasuhdeviestintä)
  • tapahtumien järjestäminen
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja segmentointi
  • sähköinen ja suoramarkkinointi
  • mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää asiakkaan verkkosivuilla luovuttamat tiedot (lueteltu kohdassa 3). Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, syntymäaika, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana;
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot*;
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot*,
  • mahdolliset markkinointikiellot ja/tai –suostumukset;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot kuten aihealueluokittelut ja asiakkaan ostohistoria, asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili sisältäen selaustiedot, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot sekä asiakkaan itsensä vapaaehtoisesti syöttämät tiedot yrityksen järjestelmään ja maksupalvelu- ja tilitiedot.
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyiltä itseltään asiakkaaksi rekisteröitymisen sekä asiointien yhteydessä, ei-rekisteröityneistä asiakkaista tuotteen toimittamiseksi sekä molemmista arvontoihin ja kilpailuihin osallistumiseksi edellytettäviä tietoja, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

 

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme tietoja itse ja hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia yhteistyökumppaneita tietosuojalainsäädännön ohjeiden mukaisesti. Olemme esimerkiksi ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Lisäksi hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia yrityksiä alihankkijoina, jotka toteuttavat meille esimerkiksi kilpailuja. Tällöin huolehdimme käsittelysopimuksella, että henkilötietojasi käsitellään tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietoja saatetaan myös luovuttaa viranomaisille pakottavan sääntelyn nojalla. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritiedot on suojeltu asianmukaisin vaatimuksin. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, kuitenkin niin että säilytysaika on mahdollisimman lyhyt. Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytämme kirjanpitolain mukaisesti asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen 6 vuoden ajan. Muiden tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioimme vuosittain.  Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli siihen on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä (rekisteritietojen pyyntölomakkeen löydät tästä). Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

 

  1. Keneen voit olla yhteydessä?

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterinpitäjälle pyynnön virheen korjaamiseksi.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle. Tokmanni.fi -verkkokauppaan rekisteröitynyt asiakas voi asettaa kieltoja myös verkkokaupassa.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää Rekisteritietojen pyyntö –lomakkeella, joka on tulostettavissa tästä. Lomake toimitetaan täytettynä ja allekirjoitettuna osoitteeseen Tietopyynnöt Tokmanni Oy, Isolammintie 1, 04600 Mäntsälä. Tarkastuspyynnön voi myös toimittaa Rekisteritietojen pyyntö –lomakkeella mihin tahansa Tokmannin myymälään. Tässä yhteydessä asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan myymälässä.

Tokmanni vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti, postitse lähetettyihin pyyntöihin vastaus lähetetään kirjattuna kirjeenä, jolloin posti tarkastaa vastaanottajan henkilöllisyyden vastaanottovaiheessa.

 

  1. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.